Merekonstruksi Budaya Perusahaan

Merekonstruksi Budaya Perusahaan

Budaya perusahaan mudah untuk dikenali dan sulit untuk didefinisikan. Budaya yang positif menciptakan suatu lingkungan yang di dalamnya keberhasilan dianjurkan, diharapkan dan dirayakan.

Kekurangsempurnaan budaya bisa menghambat optimisme dan ambisi serta menggerogoti setiap prakarsa baru. Budaya cenderung ditentukan pada masa awal sejarah perusahaan; untuk mencerminkan sikap dan pikiran pendirinya dan pendekatan secara keseluruhan yang membuat perusahaan itu berhasil. Mengubah budaya yang telah mapan sangatlah sulit.

Louis Gerstner mencapai sebuah perubahan haluan yang luar biasa di dalam perusahaan raksasa komputer yang sekarat IBM saat tampaknya revolusi PC (personal computer) hendak membuat bisnis utama “mainframe”  IBM tidak lagi relevan dan di luar mode yang ada.

Gerstner mengimplementasikan program perubahan manajemen dengan jangkauan luas. Ia juga menemukan bahwa mengubah budaya yang telah ada di IBM merupakan tantangan terberat yang harus ia hadapi.

“Bagian terberat dari keputusan-keputusan tersebut bukanlah transformasi ekonomi atau teknologi yang dibutuhkan. Yang terberat ialah mengubah budaya, yang berupa pola pikir dan naluri ratusan ribu orang yang telah tumbuh dalam sebuah perusahaan yang diakui kesuksesannya, tetapi juga sebuah perusahaan yang selama berdekade kebal dari kekuatan ekonomi, persaingan yang wajar. Tantangannya ialah membuat tenaga kerja tersebut hidup, berkompetisi dan memenangkan pertempuran di kehidupan nyata. Hal itu seperti menyeret seekor singa yang selama hidupnya berada dalam kandang dan tiba-tiba singa itu harus diajari untuk bertahan hidup di tengah hutan belantara.”

Gerstner mengemukakan visinya untuk budaya berkinerja tinggi yang hendak ia raih: “Budaya berkinerja tinggi sulit untuk didefinisikan daripada dikenali. Setelah Anda memasuki sebuah budaya yang sukses, Anda akan segera merasakannya. Eksekutif perusahaan adalah pemimpin yang sebenarnya dan orang yang memulai inisiatif.  Para pegawai berkomitmen terhadap kesuksesan perusahaan. Produk-produknya berkualitas tinggi. Setiap orang peduli terhadap kualitas. Kalah dari pesaing (apakah itu dalam persaingan besar atau kecil) merupakan sebuah pukulan yang membuat orang marah. Menjadi biasa-biasa saja tidak bisa diterima. Keunggulan dijunjung tinggi, dipuji dan dihargai.

Dalam program perubahan apapun, masalah budaya akan menjadi signifikan dan lebih sulit ditangani dari masalah proses. Sistem baru dan praktik baru dapat diterapkan tetapi pola pikir secara keseluruhan perusahaan tersebut akan menentukan keberhasilan sesungguhnya atau kegagalan program-program ini.

Sebuah budaya yang baik ialah suatu budaya yang di dalamnya seluruh jajaran dalam sebuah perusahaan berkomitmen penuh terhadap kualitas dan keunggulan produk dan layanan, terhadap kinerja setiap anggota tim dan terhadap keberhasilan perusahaan.

 

Nilai-nilai ini bisa disaring dan dianjurkan oleh pemimpin tetapi harus ditegakkan oleh semua sistem penghargaan dalam perusahaan, baik dalam hal pengakuan dan penghargaan finanasial. Suatu program kepemimpinan yang konsisten dan panjang dibutuhkan untuk mengubah suatu budaya. (sumber)

Baca Tips Manajemen SDM Lainnya

Bangun Komunikasi untuk Bisnis Lebih Lancar

Bangun Komunikasi untuk Bisnis Lebih Lancar

Untuk Anda para entrepreneur, ada beberapa kiat dalam membangun hubungan dengan orang-orang di sekitar Anda untuk memperlancar kegiatan bisnis Anda sebagai entrepreneur.

1. Bersikap adil, fleksibelBanyak dari kita -entrepreneur- yang tidak bisa menjalin komunikasi yang lancar saat bekerja terutama dengan para pegawai. Orang-orang lebih suka bertanya atau mengobrol dengan orang lain sementara kita menjadi orang terakhir yang tahu tentang perkembangan terkini. Sangat sulit untuk menjaga keseimbangan antara menjadi atasan yang tegas dan seorang kawan bagi mereka. Kiatnya ialah bersikaplah adil. Para pegawai harus tahu bahwa keputusan dibuat dengan logika bisnis yang masuk akal dan tidak memiliki tendensi pribadi.

2.Tentukan target dan pantauKapanpun seorang pegawai baru bergabung dalam perusahaan, penting untuk mengkomunikasikan tujuan dengannya. Apa yang Anda ingin pegawai baru lakukan dalam 30-45 hari ke depan? Komunikasikan semua itu dengannya. Ia akan memiliki pandangan yang lebih baik tentang harapannya. Mungkin cara ini tidak terlalu istimewa tetapi toh banyak perusahaan yang tidak melakukannya dengan baik.

3. Rekrut lebih cepat, ... Selanjutnya baca di Ayopreneur

Monitoring Kinerja Karyawan

Monitoring Kinerja Karyawan

Ketika bisnis berkembang pesat, ekspansi usaha merupakan impian yang diidam-idamkan oleh hampir semua entrepreneur. Realisasi ekspansi usaha tersebut bisa berupa membuka cabang di beberapa kota atau menambah jumlah karyawan untuk meningkatkan produktifitas. Lalu, bila jarak dan waktu menjadi kendala untuk memonitor para pegawai, bagaimana cara efektif untuk tetap memberi pengawasan terhadap kinerja mereka?

Kontribusi pegawai dalam perkembangan bisnis yang sedang Anda lakoni sangat vital apalagi bila usaha Anda telah memiliki cabang di sejumlah daerah. Tanpa bantuan tangan serta pemikiran pegawai, bisnis itu mungkin takkan bisa berjalan lancar atau berprofit. Koordinasi serta komunikasi dua arah antara Anda dengan pegawai pun sangat dituntut untuk memeroleh hasil yang diinginkan.

Berikut ini adalah beberapa kiat agar Anda tetap mampu memonitoring kinerja pegawai meski terhalang oleh jarak dan waktu :
1. Buatlah sistem pelaporan rutin agar Anda bisa mengawasai performa pegawai. Misalkan dengan membuat daily, weekly serta monthly report. Lebih baik sistem itu dibuat online supaya Anda bisa memantaunya kapan saja secara langsung tanpa hambatan waktu.
2. Membuat jadwal meeting rutin sebagai wadah interaksi face-to-face dengan pegawai per divisi.
3. Sesekali lakukanlah sidak atau inspeksi mendadak untuk melihat secara langsung kinerja pegawai.
4. Bangun sikap percaya terhadap pegawai dengan mendengarkan saran atau ide yang berkaitan dengan perkembangan usaha. Dengan demikian, Anda dapat melihat keseriusan serta loyalitas pegawai dalam bekerja serta berupaya meningkatkan usaha Anda.
5. Jangan lupa untuk memberi penghargaan kepada pegawai yang Anda anggap teladan untuk memberi motivasi terhadap para pegawai lain agar mau melakukan hal yang sama. (sumber)

Baca Tips Manajemen SDM Lainnya

Trik Merekrut Pegawai

Trik Merekrut Pegawai

Saat sebuah usaha berkembang menjadi lebih besar, salah satu konsekuensi yang harus dihadapi adalah kebutuhan untuk merekrut pegawai. Hal itu harus dilakukan sebab tak mungkin bila pemilik usaha merangkap sebagai perajin, akuntan, marketing, pengantar barang atau jabatan lainnya.

Biasanya, prosedur serta standar penyeleksian dan perekrutan SDM dalam dunia wirausaha atau entrepreneurship cukup sederhana. Mekanisme rekrutmen pegawai ini umumnya hanya didasari pada referensi dan pengalaman kerja. Untuk background pendidikan, selama posisi yang diperlukan masih dalam pegawai kasar, pengusaha takkan terlalu mengindahkannya. Asalkan si pegawai mempunyai niat kerja besar, jujur dan mau bekerja keras, pengusaha bisa dipastikan akan mempekerjakannya.

Masalah upah pegawai juga pada dasarnya tidak begitu memusingkan apalagi bila usaha yang dirintis masih tergolong baru dan sedang berkembang. Pemberian upah biasanya disesuaikan dengan keahlian dan jenis pekerjaan yang dilakukan. Penghitungan yang lebih profesional akan dilakukan jika usaha sudah benar-benar stabil dan mampu meraup laba berlimpah.

Bagi Anda yang berminat merekrut pegawai, ada baiknya memperhatikan trik-trik di bawah ini yang mungkin bisa membantu kelancaran proses perekrutan SDM :

1. Hal pertama yang wajib dilakukan adalah mendefinisikan aspek-aspek yang diperlukan dalam usaha dan lalu menjabarkannya semua detail tugas dan tanggung jawab setiap posisi yang diperlukan.
2. Lakukan riset untuk menentukan gaji yang layak dan sesuai dengan cash flow bidang usaha, baik untuk kondisi sekarang maupun kondisi di masa depan. Buat juga rincian status karyawan yang dibutuhkan, baik itu untuk karyawan tetap, kontrak, paruh waktu atau bahkan tenaga outsource.
3. Pertimbangkan pula biaya tak terduga selain gaji karyawan, misalnya biaya untuk pengadaan komputer, akses internet, peralatan kantor dan lain sebagainya.
4. Pilihlah calon pegawai yang dekat dengan lingkungan pelaku usaha, seperti teman dan keluarga atau bahkan referensi dari kerabat. Ini menguntungkan sebab dengan kedekatan dan referensi dari orang terdekat bisa memudahkan Anda untuk mengenal karakter dan mental si pegawai.
5. Tanamkan pengertian kepada calon pegawai untuk mau maju bersama dengan imbalan reward yang sepadan akan kinerja dan sumbangsihnya. (sumber)

 

Baca Tips Manajemen SDM Lainnya

Ini Skil Yang Harus Dimiliki Customer Assistance

Ini Skil Yang Harus Dimiliki Customer Assistance

Jika Anda seorang karyawan yang bekerja di bagian customer assistance, sales, atau yang berhadapan langsung dengan pelanggan, Anda harus memiliki 15 skill dasar ini!

1. Kesabaran
Inilah yang paling penting harus Anda miliki. Jika Anda ingin menjadi seorang sales atau customer assistance sedang Anda tidak memiliki kesabaran sedikitpun dalam diri Anda lebih baik cari profesi lain. Anda akan banyak berhadapan dengan complain pelanggan, ocehan pelanggan, bahkan makian dari pelanggan. Bayangkan jika Anda mendapati pelanggan complain dengan berbagai ekspresinya kemudian Anda malah marah kepada pelanggan Anda,  Anda akan kehilangan pelanggan potensial bahkan pelanggan setia pun akan meninggalkan Anda. Pastikan Anda meluangkan waktu untuk mengetahui apa yang mereka butuhkan dan yang benar-benar mereka inginkan.

2. Perhatian
Bagi yang merasa pria mungkin harus membaca bagian ini dua kali, jika Anda ingin lebih disayang oleh kekasih Anda. Kemampuan Anda dalam memberikan perhatian bagi pelanggan Anda adalah hal yang penting, karena dengan begitu Anda akan benar-benar mendengar apa yang pelanggan rasakan, baik itu sebuah masukan yang positif maupun masukan yang tidak menyenangkan. Namun apapun masukan dari pelanggan, hal tersebut dapat membuat Anda kedepan lebih baik.

3. Komunikasi yang jelas
Penyampaian informasi kepada pelanggan harus dilakukan secara jelas agar dapat dimengerti oleh pelanggan Anda. Jika pelanggan salah dalam menangkap informasi yang Anda berikan maka itu dapat membuat pelanggan Anda akan merasa kecewa, bahkan bisa jadi Anda akan mengalami kerugian. Berikan informasi yang benar-benar jelas dan dapat dimengerti oleh pelanggan serta hilangkan apapun yang dapat meragukan pelanggan Anda.

4. Pengetahuan produk
Mungkin Anda bukan seorang teknisi atau bidang pekerjaan Anda tidak sampai mencakup hal teknis, namun Anda harus benar-benar mengetahui seluruh pengetahuan tentang produk Anda, bagaimana cara kerja produk Anda, dan segala sesuatu yang berkaitan dengan produk Anda. Jika Anda kesulitan dalam hal teknis Anda bisa meyerahkan kepada bagian teknis Anda. Tanpa pengetahuan produk yang matang Anda tidak akan tahu bagaimana cara membantu pelanggan Anda jika mereka mengalami kesulitan.

5. Kemampuan dalam menggunakan bahasa yang postif
Sebagai  Customer Asistan mungkin Anda akan keberatan jika Anda ingin menyampaikan kabar buruk untuk pelanggan Anda. Namum disisi lain Anda mau tak mau harus menyampaikan kabar tersebut. Disinilah peran penting Anda, bagaimana agar pelanggan Anda tidak marah jika Anda beri kabar yang kurang menyenangkan. Anda dapat member kalimat yang bernada positif. Dalam penyampaian, Anda dapat focus terhadap hal-hal yang positif sehingga apa yang Anda katakana tentu akan menjadi sesuatu hal yang dapat diterima oleh pelanggan Anda.

Baca juga: Tips menjadi customer service yang baik

6. Ber-akting
Layaknya pemain sinetron sebagai seorang customer asistan/sales Anda harus bisa berakting. Berakting dalam artian apapun masalah yang Anda hadapi saat itu Anda harus tampak ceria dan semangat, karena kesan yang Anda tunjukkan dapat berpengaruh kepada pelanggan Anda.

7. Kemampuan untuk mengatur waktu
Gunakanlah waktu Anda sebaik mungkin dalam melayani pelanggan Anda. Jika Anda menghabiskan waktu hanya untuk satu atau dua pelanggan saja, kesempatan Anda untuk mendapatkan pelanggan lain akan hilang.

8. Kemampuan “Membaca” Pelanggan
Bagi seorang customer asistan/sales membaca pelanggan merupakan hal yang terpenting, bagaimana suasana hati pelanggan saat ini. Jika Anda dapat membaca pelanggan Anda maka Anda akan tahu pelayanan seperti apa yang bisa Anda berikan, dan jika Anda dapat mengerti Anda, maka pelanggan Anda pun akan puas terhadap pelayanan Anda.

9. Memiliki Sifat Menenangkan
Customer Anda dalam masalah besar, customer Anda gelisah karena produk Anda sedang mengalami gangguan. Disinilah peran Anda sebagai penenang bagi pelanggan Anda, berikanlah kepastian untuk memberikan ketenangan kepada pelanggan Anda.

10. Goal Oriented Focus
Anda berhubungan langsung dengan pelanggan Anda, Anda mendapat complain dari pelanggan Anda, apapun yang Anda alami Anda harus tetap focus kepada tujuan Anda, tujuan Anda sebagai seorang customer assistance adalah memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan Anda.

11. Ability to handle surprise
Jika pelanggan Anda mengalami hal yang buruk secara tiba-tiba karena mungkin produk Anda tidak bisa berjalan secara maksimal, dan Anda merasa terkejut karena secara tiba-tiba Anda mendapat complain. Anda harus dapat mengendalikan situasi yang terjadi, tanyakan apa yang terjadi, dan berikan solusi.

12. Pendekatan
Anda ingin menawarkan produk Anda kepada pelanggan potensial. Anda harus memperhatikan bagaimana cara yang terbaik untuk menawarkan produk Anda kepada calon pelanggan. Jangan sampai Anda kehilangan pelanggan potensial hanya karena Anda salah dalam melakukan pendekatan kepada calon customer Anda.

13. Keuletan
Semakin banyak Anda menawarkan produk kepada calon customer maka semakin besar pula peluang untuk mendapatkan customer. Keuletan sangat dibutuhkan bagi Anda untuk mencari sebanyak-banyaknya calon customer. Anda tidak menyerah jika terjadi banyak penolakan. Anda terus berusaha untuk menawarkan produk Anda kepada calon pelanggan.

14. Closing Ability
Jika Anda telah mendapatkan banyak pelanggan yang akan membeli produk Anda, maka kemampuan dalam closing yang sangat memuaskan harus Anda miliki. Jika pelanggan Anda  telah memastikan untuk membeli produk Anda maka Anda telah berhasil.

15. Kesediaan untuk belajar
Apapun yang Anda dapat janganlah cepat merasa puas, teruslah belajar. Mereka yang tidak belajar dan menambah ilmu, maka akan tertinggal oleh mereka yang giat belajar dan menambah ilmu mereka. (sumber)

13 Strategi Rapat Efektif

13 Strategi Rapat Efektif

Rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Di sebuah perusahaan, rapat juga berfungsi untuk membantu para manajer dalam memantau kinerja operasional anak buahnya, atau dalam melakukan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain. Walaupun demikian penting, rapat juga kadang menjadi kegiatan yang menyita energi dan banyak waktu. Ini terjadi jika rapat tidak berjalan efektif.

Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara langsung dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan peserta rapatnya. Sering kali sebuah rapat tidak menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa. Rapat yang tidak menghasilkan keputusan, merupakan rapat yang tidak didukung dengan perencanaan yang baik. Lalu bagaimana caranya agar rapat dapat terselenggara secara efektif dan membuahkan hasil? Berikut ini adalah cara agar rapat dapat berjalan dengan efektif.

1. Tentukan apakah memang perlu diadakan rapat. Ini penting diketahui, karena sering kali beberapa permasalahan atau kordinasi dapat diselesaikan melalui diskusi singkat sambil lalu saja. Bila tidak ada yang sangat perlu dibahas, didiskusikan, atau dieavaluasi bersama-sama, maka sebaiknya tidak perlu mengadakan rapat.

2. Tetapkan tujuan atau target rapat. Ini perlu untuk membuat rapat berjalan pada koridornya.

3. Tentukan waktu rapat. Sesuaikan waktu rapat dengan agenda pembicaraan. Jangan sampai waktu rapat jadi berlama-lama sehingga memakan jatah waktu untuk mengerjakan yang lain.

4. Siapkan agenda atau daftar acara. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk mempersiapkan daftar acara rapat secara tertulis. Dalam agenda itu cantumkan juga topik yang ingin dibahas dalam rapat, nama peserta yang hadir, waktu dan tempat lokasi rapat, dan hal-hal yang perlu di bawa oleh para peserta.

5. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu. Ciptakan reputasi sebagai seseorang yang memulai dan mengakhiri rapat sesuai jadwal. Dengan demikian rekan kerja akan menaruh respek kepada Anda. Jika ada peserta rapat yang datang terlambat, peserta yang lain tidak perlu menunggu.

6. Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Rapat akan lebih efektif jika menghadirkan peserta tidak lebih dari 6–7 orang. Hasil keputusan akan sulit dicapai bila peserta yang hadir terlalu banyak.

7. Catatlah jalannya rapat. Pastikan semua topik dibahas, dan arahkan rapat ke arah pengambilan keputusan. Tetaplah berada pada agenda yang telah disiapkan. Pastikan semuanya terkendali.

8. Peserta rapat mungkin memiliki pandangan yang berbeda mengenai sesuatu. Untuk dapat mengakomodasi kepentingan organisasi, galilah potensi semua peserta. Rapat akan timpang dan kurang sehat jika semua topik didominasi oleh satu-dua orang saja. Rapat harus dapat mengakomodasi suara semua peserta rapat.

9. Kelola konflik dengan bijak. Bila rapat cenderung diselingi perdebatan antarsesama rekan kerja, pertimbangkanlah untuk mengundang seorang yang
bisa bersikap netral untuk jadi penengah dalam rapat tersebut.

10. Take a break. Kerumitan agenda rapat membuat peserta jenuh atau otak mereka jadi lelah. Izinkan peserta untuk keluar, agar sekembalinya mereka dari rehat, rapat dapat dilanjutkan kembali dengan ide-ide segar.

11. Buat kesimpulan hasil akhir rapat. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk membuat catatan hasil rapat. Catatan tersebut berupa keputusan yang telah diambil dan ditetapkan, beberapa hal yang telah disetujui, serta beberapa strategi yang patut dijalani. Bagikan salinan catatan tersebut kepada peserta rapat yang hadir.

12. Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan atas strategi yang telah ditetapkan.

13. Evaluasi hasil rapat. Biasakan untuk mengevaluasi setiap rapat yang telah dijalani. Ini penting agar Anda bisa mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan dapat memperbaikinya di kemudian hari. (sumber)

Baca Tips Manajemen SDM Lainnya di Ayopreneur